書類仕事に必要な思い・想いとは

私の仕事は、多くの書類にまみれています
紙媒体のものもあれば、電子データもあります
ほとんど毎日、何らかの書類を読み、作り、渡したりしています

前職が公務員でしたので、周りは公文書だらけでした
今以上に多くの文書を読み、作り、渡してました
また、文書の作成や管理が厳格で、大変な思いをしたものです
これに加えてスタンプラリー（稟議・伺決）がありますから、なおさら大変でした

そんな書類仕事ですが、かつて先輩に言われたことがあります
書類作成について、若かった私にアドバイスしてくれた訳です

「その書類、誰の顔を思い浮かべて作ってる？」

当時は、その意味が十分に理解できませんでした
でも、後年になって、その意味を痛感することになります

・意図した内容が相手に伝わらない
・相手が本当に知りたいことを答えていない

書類を通じたコミュニケーションができていなかったことに気づきます

書式や体裁は整っているのですが、内容が伝わっていないという現実
そんな仕事の有り様に、貴重な時間と労力を費やしていたことを後悔しました

障害福祉サービス事業における書類仕事とは

さて、障害福祉サービス事業の開設や運営にも多くの書類仕事があります
特に、役所などに提出する書類は、様式や期限が決まっていることが多くあります
そのため、大変な思いをしている方々がおられることでしょう

一番悩ましいのは、定形様式に何を・どのように記入すべきなのか分からないときです
記入例があっても、そのとおりに記入できないことが多々あります

そんな時に考えていただきたいのが・・・

①その書類で、相手は何を知りたがっているのか・どうあれば満足なのか
②その記入・表現要領で、相手は理解してくれそうか

書類の本質は、ここにあります
書類仕事は、文字によるコミュニケーションです
受け手・読み手に理解してもらえるような書類作りが大切です

そのためには、受け手・読み手に確認することです
答えは、常に受け手・読み手が持ってます

・渡した書類の内容が理解できたかどうかを相手に聞いてみる
・書類を持って役場等の担当窓口に出向いて聞いてみる・電話やメールで確認する

面倒くさいと思うかもしれませんが、これが一番の早道です

加えて、書類仕事をする中で、これが一番大切だと考えていることがあります

”その書類がもたらす結果や影響は、誰のものになるのか？”

障害福祉サービス事業所等であれば、最終的にサービス利用者個々のものになります
事業の目的が利用者の生活を支援することにあるわけですから、当然のことです

以上までのことから言えるのは・・・

”障害福祉サービス事業の書類仕事は、利用者のために行うコミュニケーションのひとつ”

書類仕事は、誰でも面倒・難解・苦手と感じる仕事でしょう
ですが、利用者に対する思いと同じように、この仕事の大切さにも思いを巡らせていただきたいものです

つらつら書きましたが・・・

今回は、書類仕事に関する私なりの想いをつらつら書きました

が、こんな文章で、読み手である皆さんに私の想いが伝わっているでしょうか？

書類仕事に嫌気がさしている・悩んでいる方々の気持ちに届いていればいいのですが